maanantai 9. toukokuuta 2016

Toiminnanjohtaja bloggaa - Mitä se hallitus oikein tekee?



Tervetuloa lukemaan toiminnanjohtaja bloggaa-juttusarjan toista tekstiä! Viime tekstissä kerroin siitä miten HUMAKO oikein toimiikaan. Kerroin, että HUMAKOn hallituksella on käytössä viisi eri tiimiä: johtotiimi, hanketiimi, tutortiimi, viestintätiimi ja edunvalvontatiimi. Nyt kerron tarkemmin, että mitä varten nämä tiimit ovat ja mitä kaikkea hallitus ja työntekijät tekevät.

HUMAKOlla on siis olemassa toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelmaan voit kätevästi tutustua HUMAKOn verkkosivuilla (http://www.humako.net/tiedotus/materiaalipankki). Toimintasuunnitelma on vuosittainen asiakirja, jonka edustajisto on hyväksynyt. Toimintasuunnitelmassa on kerrottu, että mitä juuri tänä vuonna tehdään. Vuoden alussa hallitus on jakanut toimintasuunnitelman kirjauksille omat vastuuhenkilöt. Näiden kirjauksien toteutumista ja käsittelyä tehdään tiimeissä. Lisäksi tiimit käsittelevät paljon muitakin ajankohtaisia asioita.

Johtotiimi
Johtotiimiin kuuluu minun lisäkseni hallituksen puheenjohtajat Jenna ja Juuso. Johtotiimissä käsitellään asioita laidasta laitaan. Viime aikoina olemme keskustelleet opiskelijoilta tulleista yhteydenotoista, valmistelleet hallituksen tulevia suunnittelupäiviä, keskustelleet eri tiimien työskentelystä, käyneet läpi kaikilla työn alla olevia asioita ja huolehtineet muiden toimijoiden jaksamisesta. Johtotiimin tehtävät ovat aika laajat ja me olemme aina valmiudessa erilaisten yllättävien tilanteiden hoitamiseen. Koska Juuso ei asu pääkaupunkiseudulla, pidämme pääasiassa verkkopalavereita mutta noin kerran kuukaudessa otamme yhteisen toimistopäivät jossa työstetään asioita yhdessä eteenpäin.


Hanketiimi
Tänä vuonna meillä on käynnissä hanke, jonka tavoitteena on kehittää meidän paikallista toimintaa. Tätä toimintaa meillä koordinoi hanketiimi. Minä toimin tiiminvetäjänä yhdessä hallituksen puheenjohtaja Jennan kanssa. Tiimin jäseninä meillä on viestintäsihteeri/hankesuunnittelija Suvi sekä hallituksen jäsenet Katja, Reetta ja Sini. Hanketiimimme kokoustaa verkossa. Hanketiimissä keskustellaan paikallisen toiminnan kehittämisestä. Olemme kevään aikana valmistelleen tutor- ja jaostovastaavien koulutusta, tehneet kyselyn TKI-keskuksessa opiskelemiseen liittyvästä tuen tarpeesta ja parhaillaan käynnissä on tutor- ja jaostotoimijoiden oppaiden muokkaus.

Tutortiimi
Lisäksi toimin tutortiimissä. Siinä meillä on mukana Suvi, Sini ja Reetta sekä Humakin tutorkoordinaattori Piia Mylly. Tutortiimi kokoontuu noin kerran kuukaudessa verkossa. Tutortiimissä keskustelemme ajankohtaisista tutortoimintaan liittyvistä asioista ja ratkaisemme erilaisia caseja, joita tutoreilta tai tutorlehtoreilta nousee esiin.

Viestintätiimi
Viimeinen tiimini on viestintätiimi. Viestintätiimissä on mukana viestintäsihteeri Suvi ja viestintävastaava Jenna. Viestintätiimissä valmistellaan HUMAKOn viestintään liittyviä asioita. Kevään aikana olemme suunnitelleen syksyllä julkaistavaa opiskelijan opasta, valmistelleet ensi syksyn jäsenrekrytointiä ja huolehtineet ihan perusviestinnästä, eli siitä että HUMAKOsti jäsentiedotteessa kerrotaan HUMAKOn toiminnasta, nettisivut ovat ajantasalla ja blogiin tulee uutta sisältöä. Viestintätiimi kokoontuu yleensä joka toinen kerta verkossa ja joka toinen kerta livenä. Omista tiimeistäni viestintätiimi on ehdottomasti luovin, siellä voi heitellä mitä vain ideoita ja aika usein niistä saadaan jopa jotain aikaiseksi!

Edunvalvontatiimi
Meillä toimii myös edunvalvontatiimi, jota luotsaa varapuheenjohtaja Juuso. Juuson lisäksi tiimissä on mukana Reetta, Ronja ja Julia. Edunvalvontatiimi käsittelee kaikenlaista edunvalvontaan liittyvää. Tänä vuonna siellä on käsitelty opiskelijoilta tulleita yhteydenottoja, Humakin työryhmien opiskelijaedustajien toimintaan liittyviä asioita ja erilaisia kampanjoita joita tässä vuoden aikana järjestetään. Aiemmin HUMAKOlla oli käynnissä esimerkiksi palautteenannon kannustamiseen liittyvä kampanja: FeedbackFestarit.


 



Tiimien lisäksi meillä on olemassa tarvittaessa erilaisia työryhmiä. Työryhmä kootaan tekemään yhtä yksittäistä asiaa. Nimesimme esimerkiksi oman työryhmän FeedbackFestareiden järjestämiseen. Lisäksi poliittista ohjelmaa meillä laatii oma työryhmä.

Kokonaisuuden hallinta


Tiimien ja työryhmien lisäksi hallituksen ja työntekijöiden toimintaan liittyy paljon itsenäistä työskentelyä. Jokainen hallituksen jäsen työstää siis tiimeissä tai työryhmissä sovittuja asioita itse eteenpäin. Käytämme työskentelyyn paljon sähköpostia sekä GoogleDrive-ympäristöä. Yhteisen kalenterin avulla pysymme ajan tasalla muiden menoista ja eri tiimien toiminnasta. Tiimipalaverien muistiot meillä jaetaan suoraan Drivessä, jotta tiimin pystyvät seuraamaan myös muiden työskentelyä.

Johtotiimissä käymme tiimien kuulumiset säännöllisesti läpi, varmistaaksemme että tiimien työskentely toimii eikä niissä käydä läpi päällekkäisiä asioita. Minun ja puheenjohtajien tehtäviin kuuluu kokonaisuuden hallinta. Huolehdimme muiden jaksamisesta ja asioiden etenemisestä. Minun tehtäviini kuuluu jatkuvasti miettiä, että miten asiat taas toimivat vuoden vaihteen jälkeen kun hallituksen jäsenet vaihtuvat ja tiimeissä on täysin uudet tyypit. Kaikenlaiset uudistukset usein ajoitammekin tuohon vuoden vaihteeseen, jotta uudet toimijat saadaan heti alusta niihin mukaan.


Kaikki yhdessä koossa


Vaikka verkkopalaverit kivoja onkin ja verkossa työskentely meillä sujuu, niin on se kyllä kiva ihmisiä nähdäkin! Hallitus kokoontuu keväällä noin kerran kuukaudessa Helsinkiin suunnittelupäiville. Syksyllä kokoontumisia on vähän harvemmin. Suunnittelupäivillä, no suunnitellaan. Ideoidaan yhdessä hommia eteenpäin ja tuodaan omia juttuja muille kommentoitavaksi. Tietysti myös seuraamme toiminnan kehittymistä ja kehittämme toimintaa aina eteenpäin. Suunnittelupäivien yhteydessä pidetään hallituksen kokous, jossa päätetään asioita. Oletko huomannut, että kokouksien päätösluetteloita voi selata HumakPron HUMAKO-foorumille? Päätösluettelot lisätään sinne pöytäkirjojen tarkistamisen jälkeen.


Mikä kaikki tästä sulle oli ennestään tuttua? Haluaisitko kuulla toiminnasta “kulisseissa” jonkun muun kertomana? Kommentoi!

Kommentoi ja kerro, mistä sinä haluaisit toiminnanjohtajan bloggaavan? Mikä sinua kiinnostaa HUMAKOn toiminnassa? Mitä haluaisit tietää opiskelijakunnan arjesta? Kaikki ideat ja toiveet ovat tervetulleita!

Marianna Rantanen
HUMAKOn toiminnanjohtaja

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti